Для контроля за корреспонденцией в любой организации должен быть организован учет. В него попадают исходящие и входящие отправления. Не имеет значение, кто приносит корреспонденцию. Каждая бумага должна быть учтена. Наша курьерская служба доставит любую корреспонденцию по Москве и всей стране.
Регистрация документов нужна не только для учета. Она помогает контролировать исполнение. Можно не регистрировать поздравления, информационные письма, приглашения и т. п.
Варианты форм для регистрации документов
Каждой бумаге присваивают уникальный номер. Он может состоять только из букв или цифр, либо быть комбинированным. Простой вариант формы: журнал. Он подходит для мест, где нужно создать ограниченный доступ к информации. Графы в журнале подбираются под задачи конкретной фирмы. Примерный набор:
- учетный номер;
- дата получения или отправки;
- наименование подразделения;
- количество экземпляров и листов;
- подпись за получение документа.
Журнал подходит для работы с небольшим количеством бумаг. Вручную добавлять информацию очень сложно. Карточки позволяют ускорить процесс. Это стандартизированная готовая форма. Нужно только указать учетный номер и наименование документа.
Автоматическая система предполагает использование компьютеров. Специальные программы позволяют быстро добавлять информацию в единую базу. Бумажные экземпляры маркируют штрихкодами для упрощения поиска данных. Автоматическая система самый оптимальный вариант для компаний разного уровня. Позволяет минимизировать количество ошибок.
Как вести учет документов?
После выбора формы ведения учета нужно просто заполнять журнал, карточки или базу данных. При использовании программы важно делать бэкапы — сохранение информации. Иначе может случиться сбой и данные будут утеряны.
Если исходящее письмо требует копии, то информации о номере деле, куда она подшивается, добавляется в учетную форму. При необходимости можно способ контроля за корреспонденцией.
Мы осуществляем доставку документов по всей Москве за 1 день.